Trenutno ste u potrazi za računovodstvenom agencijom i imate previše upitnika u glavi. Uložili ste novac, trebate pokrenuti poslovanje, ali niste sigurni kako funkcioniše porezni sistem, koji parafiskaliteti vas mogu sačekati iza ugla, koja su ograničenja u poslovanju gotovim novcem, …
Osoba koja predstavlja računovodstvenu agenciju prodaje svoju uslugu, kao i trgovac robu, i reći će da sve zna i da sve može i da se ne brinete. Međutim, stvari nisu tako jednostavne kako se veoma često čine ili ih drugi predstavljaju. Stoga je veoma bitno znati dobro ugovoriti ove usluge.
Ugovor predstavlja jedan od najbitnijih tačaka poslovnog odnosa između vas i vaše računovodstvene agencije.
Mi smo narod koji ne voli ugovore i uglavnom ih potpisuje bez pridavanja posebnog značaja sadržaju, što se uglavnom u poslovanju pokaže kao velika greška. Takođe, veoma često ulazimo u poslovne, partnerske i druge odnose bez ugovora, što je takođe ogromna greška koja je mnoge koštala živaca i novaca.
Pažljivo ugovaranje saradnje sa računovodstvenom agencijom omogućava vam da pravovremeno definišete poslovne odnose kao i da jasno precizirate očekivanja i jedne i druge strane. Na ovaj način osiguravate da ne dođete u situaciju u kojoj bi jedna od strana osjećala da nije u partnerskom odnosu.
U odnosu računovodstvena agencija – klijent sve je bitno, ali se mogu izdvojiti neki elementi:
Odgovornost – potrebno je da se jasno definiše nivo i stepen odgovornosti obje strane. Ovaj dio se može uraditi tako što ćete prije potpisivanja ugovora navesti tačno koje aktivnosti će se od vas očekivati, a koje od računovodstvene agencije i u kom vremenskom periodu, kako ne bi došlo do neugodnih situacija.
Diskrecija – jako bitan segment svakog poslovnog odnosa. Odnos vas i računovodstvene agencije je odnos koji mora biti u potpunosi iskren, te je potrebno i obezbjediti da se će sve informacije koje se podijele tretirati na nivou poslovne tajne. Jedna od stavki koju ovde možete iskoristiti je NDA (non disclousure agreemen) kojim ćete jasno definisati procedure davanja poverljivih informacija i osobe koje su uključene u proces, kao i samu definiciju odgovornosti (kompanijske i lične) prilikom eventualnog odliva informacija.
Vlasništvo nad podacima – ukoliko se klijent u potpunosti osloni na računovodstvenu agenciju prilikom obrade podataka, ne koristeći sopstvena softverska rešenja, potrebno je tačno definisati čije su vlasništvo podaci koje obrađuje računovodstvena agencija. Ovaj dio je posebno bitan za klijenta, da se osigura da u slučaju raskida ugovora ima pravo prenijeti podatke na drugu lokaciju.
Kvalitet usluga – kvalitet računovodstvenih usluga je često jako teško precizno definisati, ali zato propusti znaju i te kako da finansijski „zabole“. Kako biste izbjegi „finansijsku bol“, potrebno je u ugovoru precizirati i insistirati na tačnosti, davanju pravovremenih informacija, redovnom savjetovanju.
Rok trajanja usluga – potrebno je definisati inicijalni rok trajanja ugovora nakon čega može ponovo dogovoriti ili revidirati saradnja. Preporuka je da sam ugovor bude minimalne važnosti od 1 godine, sa obaveznim naglaskom na član koji definiše način i rok raskida ugovora.
Ne treba ugovaranju računovodstvenih usluga pristupiti nonšalantno. U BiH se još uvijek, na žalost, ne primjenjuje Kodeks profesionalne etike za računovođe, pa su česte situacije da klijent nakon raskida ugovora ne može dobiti kompletnu dokumentaciju, da se izostavi dostavljanje glavne knjige i naloga za knjiženje, da se izgube veoma važni dokumenti i sl.
Kodeks profesionalne etike za računovođe možete naći na linkovima Najznacajnije promjene u Kodeksu i Prirucnik sa kodeksom etike
Inspiracija: www.vizija-racunovodstvo.rs
Fotografija preuzeta sa: www.pixabay.com
