Branilaca Bosne 2A
Zenica, Bosna i Hercegovina

+387 32 442 750
info@chronos.ba

PON - PET
08:00 - 16:00

Jedan od vrlo efikasnih metoda pronalaženja uzroka problema i načina njihovih rješavanja je tzv. Ishikawa dijagram ili dijagram riblje kosti.

Proces istraživanja uzroka problema je u osnovi isti, bez obzira na industriju u kojoj djelujete i bez obzira na problem o kome se radi. Najbolje je sakupiti tim ljudi koji imaju prave vještine, znanja i iskustva o problemu, da zajednički identifikuju sve razloge zbog kojih se problem mogao pojaviti. U slučaju problema viška (ili manjka) zaliha najbolji sagovornici su svi oni koji su na bilo koji način povezani sa zalihama: nabavka, skladište, prodaja i isporuka kupcu, ali i finansije koje evidentifikuju finansijski teret zaliha.

[box type=”shadow” align=”aligncenter” ]Ovu efektnu konsultantsku alatku izmislio je čuveni japanski naučnik Kaoru Ishikawa radeći šezdesetih godina prošlog vijeka u Kawasaki brodogradilištu na razvoju sistema menadžmenta. Ovaj dijagram vam može poslužiti da npr. identifikujete gdje u toku vrijednosti nastaju uzroci problema vaših kupaca. [/box]

Savjet broj 1: kako pojesti slona?

Ako je popis članova vašeg idealnog tima predugačak, možda je problem previše složen da biste ga riješili odjednom, pa razmislite o razbijanju problema u više dijelova. Ponekad na radionicama na kojima pokušavamo da identifikujemo uzroke pojave viška zaliha izađu i problemi koji su više-manje generički (oni posredno imaju veze sa problemom zaliha, ali isto tako i sa drugim problemima u organizaciji). Tako se, na primjer, često na radionicama pojave uzroci kao što su slaba komunikacija, loše ili nikakvo planiranje i slično. Ovo je dobro kao “aperitiv” za početak pravog dijaloga, ali je potreban dobar moderator da se ne ode previše široko.

Kada ste sakupili svoju reprezentaciju, potrebno je usaglasiti se oko toga šta je u stvari problem.

Vrijeme za kolače!

Uzmimo primjer pečenja kolača. Problem bi mogao da glasi: “Kolači su ponekad prepečeni, a ponekad sirovi i moramo ih baciti”. Možda je ovo dovoljno detaljno, ali vjerovatno bi bilo dobro ići još detaljnije i pitati se “šta”, “gdje”, “kada” i “koliko” kako bismo bolje razumjeli problem. Poboljšana verzija prikaza problema mogla bi da glasi: “4% okruglih čokoladnih kolača je prepečeno, a 0,5% je sirovo i moramo ih baciti”. U ovom slučaju možda bi bilo najbolje da poslušamo dobrog starog Pareta i da se koncentrišemo na onaj veći problem, a problem sirovih kolača pokušamo da riješimo neki drugi dan (ili će se u najboljem slučaju riješiti sam od sebe).

Kada se vratimo sa kolača na logistiku i pokušamo da analiziramo primjer tačnosti zaliha, problem bi mogao biti da se na inventuri pojavljuje veoma mnogo grešaka, ali da se manjak javlja na mnogo više artikala nego višak, kao što je navedeno na sledećem primjeru:

Savjet broj 2: šta god se pomjeri, to mjerite!

Ako ne možete da izmjerite vaš problem, razmislite o prikupljanju podataka prije nego što krenete dalje. Ne zaboravite da vam je cilj da što češće donosite odluke na osnovu činjenica, a što manje na osnovu osjećaja i na taj način utvrdite korijen uzroka problema.

Nacrtajte dijagram riblje kosti kao šablon na flip chart ili na veliku ploču, na kojoj ima dovoljno prostora. Najpraktičnije bi bilo pisati na papiru, jer se on može zamotati i odnijeti do sljedećeg sastanka.

Riba se čisti od glave

Problem je napisan na “glavi” ribe, a četiri, pet ili šest glavnih uzroka problema dolaze na leđnu kost. Obično se uzroci dele na tzv. 5M:

1. Man – uzroci problema mogu biti ljudi: svi koji su uključeni u proces (zaposleni, menadžment, partneri);
2. Machine – uzroci problema mogu biti u tehnologiji (mašinama) ili nepravilnom korišćenju iste;
3. Material – uzroci se mogu skrivati u specifičnostima sirovina, dijelova, pribora… koji se koriste za odvijanje procesa;
4. Method – problem može biti u tome kako se proces odvija i koji su posebni zahtjevi (politika, procedure, pravila, propisi i zakoni);
5. Measure (mjerenje) – problem može biti u tome kakav je kvalitet podataka generisanih iz procesa koji se koriste za procjenu kvaliteta.

Savjet broj 3: orada ili pastrmka?

Ne postoji pravi način da to učinite – ono što vam je zaista potrebno je pet kostiju. Napravite riblju kost tako da na nju stane problem, i – prijatno! Sada je na vašem timu da dođe do što više razloga zašto se pojavio problem.

Savjet broj 4: problemi, problemi!

Zadatak tima je da svako individualno napiše razloge problema na post-it papiriće – jedan problem po papiriću – za, recimo, 10 minuta. Tada, kao tim, razloge stavljate pod svaki naslov glavnog uzroka, izgrađujući detaljnu sliku zašto se problem događa. Ako je vaš tim relativno mlad – novoformiran, razmislite o korišćenju razbijača leda (“icebreaker”) ili kreativnog “brainstorminga” ideja za zagrevanje.

Savjet broj 5: oh, zašto, zašto, zašto..?

Sjetite se da su ljudi prirodni rješavači problema, ali mogu da potroše godine i godine kreativnog rada da bi riješili neki rutinski problem. Kada tim zapadne u kreativnu blokadu pomozite mu da dođe do korijena problema pitajući: “Zašto, zašto, zašto?” Koristite metodu tri zašto ili pet zašto dokle god ne dođete do stvarnog korjena svakog problema.

Završili ste detaljan dijagram riblje kosti i pitali ste tri (ili pet) puta “zašto” za svaki razlog. Šta dalje? Postoji vjerovatno nekoliko uzroka koji stoje kao najverovatniji uzroci i sada je pravo vreme da preduzmete neku akciju. Možda je potrebno dalje praćenje i prikupljanje podataka kako bi se uspostavila čvrsta veza između korijena uzroka problema i posljedice ili se morate osloniti na zdrav razum i “dobar osjećaj” u vezi sa tim gdje početi. Bilo kako bilo, imaćete jasniju sliku problema i toga šta mu je uzrok i uložićete vrijeme i novac u pravo rješenje.

Autor: Antonio Zrili, magazin “Progressive” – poslovnaznanja.com