Branilaca Bosne 2A
Zenica, Bosna i Hercegovina

+387 32 442 750
info@chronos.ba

PON - PET
08:00 - 16:00

Kada zamišljamo ured, bilo koje djelatnosti, uvijek je zatrpan papirima, dokumentima, folderima, registratorima, …. Jesmo li se ikada pitali da li stvarnost u tom uredu može biti drugačija? Malo ko jeste. Razlog su uglavnom nasljeđene i preuzete navike i nedovoljno praćenja trendova u IT sektoru, što je posebno izraženo u računovodstvu, službi komercijalnih poslova, obračuna plaća, u arhiviranju dokumentacije i sl.

Printanje dokumentacije – realna potreba ili navika?

Mnogi će pomisliti da aktuelni Zakoni ne dozvoljavaju da se u nekoj drugoj formi osim papirne čuvaju dokumenti. Međutim, istina je sasvim drugačija, iako „na prvu“, recimo, Zakoni o računovodstvu i reviziji koji su na snazi u BiH izgledaju prilično konzervativno.
Međutim, [highlight]moguće je pomiriti konzervativnu, formalističku i destimultivnu računovodstvenu legislativu sa jednom laganom formom poslovanja bez puno bespotrebne dokumentacije.[/highlight]

[box type=”shadow” align=”aligncenter” ]I da, zbog toga se onda trebamo i moramo (zbog troškova, prvenstveno), zapitati: da li nam treba baš tolika količina printane dokumentacije? Zašto nismo ljubitelji elektronskih izdanja časopisa, službenih glasila i drugih sličnih publikacija? Zašto bježimo od internet komunikacije? Zašto bar ne pokušamo iskoristiti prednosti IT u poslovanju i radu sa dokumentacijom? Zašto ne štedimo kada nam toomogućava korištenje IT i konkretno – digitalizacija dokumentacije.[/box]

Razlozi za korištenje prednosti IT?

Ako govorimo o prednostima IT, one su višestruke: smanjenje troškova, smanjenje radnog prostora, mogućnost korištenje servera i rad „na daljinu“, što daje mogućnost angažmana zaposlenika sa puno šireg područja, npr. iz cijele države, virtualnim radnim angažmanom i mogućnošću rada na daljinu.
Nisu samo klijenti ključ i razlog potrebe za intenziviranjem korištenja IT. Tu su i mlađi zaposlenici, koji preferiraju online komunikaciju, ili komunikaciju koja ne zahtjeva stacioniranje na jednom radnom mjestu. Mlađi zaposlenici napuštaju, ili ne žele da rade na statičnim radnim mjestima. Oni ne teže da rade na radnim mjestima koja podrazumjevaju statično okruženje, stalnu prisutnost, fiskno radno vrijeme (brick-and-mortar business).

[box type=”note” align=”aligncenter” ]Koliko uopšte u BiH poznajemo termin „virtualni zaposlenik“? Zašto poslodavac uglavnom smatra da zaposlenik mora baš da sjedi osam časova u kancelariji? Možda da bi bio siguran da će uraditi posao, sjedeći osam časova na radnom mjestu u sjedištu poslodavca? Teško. Moguće je da bude daleko produktivniji ako nije vezan za radno mjesto. Značajan broj firmi koje rade „na daljinu“ i imaju „virtualne“ zaposlenike koriste Skype konferencije, Viber, grupnu e-mail korespodenciju i druge slične alate. Postoji čitav niz alata / aplikacija koje su razvijene upravo za timski rad zaposlenika koji su udaljeni. Takav rad daje slobodu, koja potiče kreativnost i automatski mogućnost za bolje rezultate u poslu. Svakako da treba pratiti rad zaposlenika „na daljinu“, i za to postoje alati, međutim, ovdje je naglasak upravo na prednostima rada „na daljinu“ i slobode organizovanja radnog dana i prostora.[/box]

Praksa EU i Međunarodni računovodstveni standardi edukacije (MSE)

U razvijenim zemljama Zapada ova praksa je uveliko prisutna, ali i u zemljama susjedstva, naročito u postupku pristupanja EU, jer EU ima određene smjernice i aktivnosti koje su usmjerene ka digitalizaciji dokumentacije i arhive. [highlight]Čak i IAESB-ovi Međunarodni standardi edukacije za računovođe i revizore pedviđaju i obavezuju usvajanje znanja i kompetencija iz područja informacijskih tehnologija.[/highlight]

[box type=”note” align=”aligncenter” ]Potrebne profesionalne vještine i sadržaj općeg obrazovanja, profesionalne vrijednosti, etika i stavovi te zahtjevi u vezi s praktičnim iskustvom su navedeni u MSE 2 – Sadržaj programa za edukaciju profesionalnih računovođa, MSE 3 – Profesionalne vještine i opće obrazovanje i MSE 4 – Profesionalne vrijednosti, etika i stavovi. (Engl. IES 2 – Initial Professional Development-Technical Competence, IES 3 – Initial Professional Development-Professional Skills and IES 4 – Initial Professional Development-Professional Values, Ethics, and Attitudes).[/box]

[highlight]Komponenta informacijskih tehnologija o kojima se govori u ovim Standardima treba uključiti sljedeća područja i kompetencije:[/highlight]
• opće znanje o informacijskim tehnologijama;
• znanje o kontrolama informacijskih tehnologija;
• kompetencije kontrola informacijskih tehnologija;
• kompetencije korisnika informacijskih tehnologija; i
• jednu od, ili kombinaciju, kompetencija uloga menadžera, ocjenitelja ili dizajnera informacijskih sustava.
Više o MSE koji su prevedeni možete naći na ovom LINKU.
Englesku, izvornu varijantu možte naći na LINKU.

Da li je moguć ured bez papira? Jeste!

Za početak trebamo sebi postaviti neka pitanja: zašto onda moramo imati registratore, isprintane sve dokumente i gomilu „papira“ oko nas, zar sve to ne može da se pohrani elektronski, zar se ne može knjiženje vršiti sa elektronski pohranjenih dokumenata, koliko bi uštedili prelaskom na takav način rada, …
Samo treba promijeniti naviku i shvatiti da je ovaj koncept ureda bez papira: jeftiniji, produktivniji, efikasniji i jednostavniji. Tačno je da za početak zahtijeva određena, ali ne i velika ulaganja, ali se ona veoma brzo kroz navedene prednosti vrate.

[box type=”note” align=”aligncenter” ]Uzmimo za primjer računovodstvenu agenciju koja ima XY klijenata i koja ima XXYY registratora i dokumentacije i arhive za sve te klijente. Zašto tu dokumentaciju ne bi jednostavno bila skenirana i kao takva pohranjena u računaru, na serveru? Sortirana u folderima na način kako je (danas uglavnom) sortiramo u registratorima, po vrsti dokumenata, najčešće. I sa tako „odložene“ i organizovane dokumentacije se knjiži u glavnu knjigu. Ako uzmemo za primjer računovodstvenu agenciju kojoj „veliki“ klijent donosi skoro svaki dan jako puno dokumentacije, umjesto da je donese u „papirnoj“ formi, sve to donese skenirano, u pdf formatu, pošalje mejlom i sl. Jedan značajan korak preskačemo: dostava i odlaganje dokumentacije. Pored toga, značajne uštede se mogu napraviti direktno na: troškovima štampe, dostavljanja izvještaja, utroška električne energije, održavanja softverskih paketa, uredskog materijala (papir, registratori, toner, …), troškova telefona, …[/box]

Kako se može uštediti na navedenim troškovima?
• [highlight]Električna energija[/highlight] – smanjeno korištenje printera, kopir i fax aparata, …
• [highlight]Dostava izvještaja[/highlight] – izvještaji se dostavljaju elektronski, npr. putem mail-a čime štedimo na broju zaposlenika ili pak na preusmjeravanju tog radnog zadatka zaposlenika na drugi, potrebniji i racionalniji, …
• [highlight]Održavanje softverskog paketa[/highlight] – softverski paketi se u nekim slučajevima „rentaju“, po broju računara u office-u. Ako office organizujemo na način da nabavimo server, pristupiti radu na softverskom paketu možemo sa bilo kog mjesta, a u office-u imati minimalan broj računara. U ovu „stavku“ se može uključiti takođe i održavanje koje se takođe veoma često naplaćuje po računaru.
• [highlight]Uredski materijal (papir, kopiranje, toneri,…) [/highlight]– nema printanja, kopiranja, … pa samim tim nema ni navedenih troškova. Klijentima se sve dostavlja u elektronskoj formi.
• [highlight]Održavanje opreme (npr. kopir i fax aparata)[/highlight] – nema potrebe za intenzivnim korištenjem navedenih uređaja, pa samim tim su i ovi troškovi „srezani“.
• [highlight]Telekomunikacijski troškovi (fiksni i mobilni tel.) [/highlight]– korištenjem Vibera, Skype-a i sl. se može ostvariti besplatna direktna, ne samo audio, već i video komunikacija. Na takav način možete komunicirati sa zaposlenicima (ako ste menadžer), zaposlenici međusobno, zaposlenici za klijentima i sl.
Već sam pomenula Skype konferencije za rad „na daljinu“, kao i druge besplatne alate koje imamo na raspolaganju. Za sve to je potrebna samo – internet konekcija. Ništa više.

Recimo da uvođenjem koncepta „office bez papira“ mjesečno uštedimo na sljedećim pozicijama troškova:
• Električna energija – 250 KM
• Dostava izvještaja – 50 KM
• Održavanje softverskog paketa – 150 KM
• Uredski materijal (papir, kopiranje, toneri,…) – 150 KM
• Održavanje opreme (npr. kopir i fax aparata) – 70 KM
• Telekomunikacijski troškovi (fiksni i mobilni tel.) – 200 KM
Ukupno – 840 KM
Navedene troškove na kojima se uštedilo preorjentišu se, recimo, na edukaciju zaposlenika. Na povećanje (ponovo) njihove produktivnosti, efikasnosti, kompetencija i povećanju stepena samostalnosti u radu što menadžmentu ostavlja prostor da radi ono što treba da radi – organizuje, koordinira i vodi poslovanje.

Za sva pitanja i informacije koja se odnose na uspostavljanje koncepta „ureda bez papira“ odnosno uvođenja digitalizacije dokumentacije možete se obratiti na pitanja@chronos.ba

Autor: Sanela Agačević

Korišteni izvori:
http://www.accountingtoday.com
http://www.salesforce.com
http://www.investopedia.com
http://www.ifac.org